我的軟體專案問題

最近,支援其他同事的專案,專案已經在收尾階段了,但是出了些問題。
心裡頭有些感觸,感觸的是為什麼我們的專案老是這樣,有些問題其實也是很多PM 常犯的問題,當然包括我在內。當跳脫出來看別人的專案時,自己不免也要檢討一番,避免犯同樣的錯,與各位PMP 們分享我的想法。

1.規格中有些功能需求達不到甚至不可能達到。(啟動階段)　
a.如果該案尚未簽約,應該立刻與業主溝通功能需求中的問題,並以專業的角度提供符合需求之建置。
b.如果客戶堅持不變更,PM 不應接受超出能力範圍以外的事,這是誠信也是對專案團隊的責任。
c.如果該案已經簽約進入規劃執行階段,才發現這些問題,也用不著抱怨或者一堆負面的想法,怪東怪西,怪當初哪個天才去簽這種鳥蛋合約,這時抱怨也不會解決問題,只會更加凸顯PM的無能。多花些精神或時間去與相關利害關係人溝通才是上策。 　

2.為什麼專案成員對專案好像不太積極,好像跟他一點關係都沒有? (計畫、執行階段)
這問題好像很普遍的現象,很多PM 常常反應,如:怎麼工作態度是這樣? 為什各自負責及交辦的事老是delay? 等等..
往往忽略了一個很重要的專案經理要扮演的角色--激勵團隊士氣。
碰到這樣的問題,都只記得去責怪那些member工作態度不佳,不求上進,卻忘了檢討自己,身為PM是否在這部份盡到自己的責任呢?
從專案的角度而言,PM有責任讓對的人、在對的時間去處理對的事, 這也是PMP中人資管理，時間管理、範圍管理中重要的課題。
我認為,這個問題最難了,但也是PM最大的存在價值。 其實,PM 別忘了很重要的一件事,專案計畫應該由專案成員與相關利害關係人共同建立,且PM應有80%以上的時間是花在溝通上。

解決這問題,除了『共好精神』,我想已經沒有其他更好的方法了!

3.客戶提出額外的需求,PM答應了也做了,但正事做了沒? (執行階段)
很多專案的失敗,歸咎原因就是鍍了太多層的金,PM往往為了在專案建置期間,與業主保持良好的關係,當業主有些不大不小的額外需求時, PM敵不過業主的百般要求,明知不可為,而為之。
態度堅定語氣和緩的拒絕,已經變成PM不可或缺的專案管理能力。

再度提醒您! 千萬不要鍍金!

4.可運用的資源不足 (計畫階段)
很少有PM不抱怨專案資源不足的問題,人力不足、預算不足、時間不足...
從另一個角度想,也就是因為專案存在這些不足,才更需要有效的管理,這也是PM存在的重要價值。
別再怨專案資源有多不足,更積極的去找出不足的原因,及解決方法才是一個優良PM應扮演的角色。

5.好不容易驗收了,但是,下一個案子怎問題又發生了呢？ (結案階段)
有些PM 以為案子驗收,就是結案,其實是不同的。驗收也不等同結案。
PMP裡的結案程序,有一個很重要工作就是Lesson Leared,將專案過程資產整理歸檔,我們很多專案都沒有好好的去做這樣一個工作, 筆者認為這個程序,對整個團隊、公司的貢獻是最大的,很可惜...我們往往都不太願意去面對及接受批判甚至勇於批判我們曾經犯過的錯誤。